01Kapsam
Bu metin, yonetimfirmasi.com üzerinden sunulan yönetim firmalarıyla eşleştirme ve teklif karşılaştırma hizmetlerinde kişisel verilerin kullanımını, işleme amaçlarını ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamındaki haklarınızı açıklar.
Bilgilendirme; ziyaretçileri, apartman, site, residence ve ticari projeler için teklif talep eden kişileri, yönetim firmalarının yetkililerini, hesap kullanıcılarını ve iletişim kuran kişileri kapsar. Tüzel kişilere ait bilgiler, bir gerçek kişiyi belirlediği veya belirlenebilir kıldığı ölçüde kişisel veri niteliğindedir.
Aydınlatma metnini okuduğunuzu belirtmeniz açık rıza verdiğiniz anlamına gelmez. Teklif talebi veya firma kaydı, pazarlama iznine bağlı değildir. Başka bir hukuki şartla yürütülen işlemler için genel ve sınırsız bir rıza talep edilmez.
02İşlenen kişisel veri kategorileri
Veri kapsamı kullandığınız hizmete ve kendi tercihinizle ilettiğiniz içeriğe göre değişir. Zorunlu alanlar ilgili formda gösterilir; isteğe bağlı alanları boş bırakabilirsiniz.
- Kimlik ve iletişim: ad soyad, telefon, e-posta, bina veya projedeki sıfatınız; firma yetkilisinin görevi ve unvanı.
- Proje ve talep: bina türü, il ve ilçe, varsa mahalle, bağımsız bölüm ve blok sayısı, toplam personel sayısı, mevcut yönetim modeli, ortak alanlar, istenen hizmetler, başlangıç zamanı, açıklamalar ve ek dosyalar. Bu bilgiler bir kişiyle ilişkilendirildiğinde kişisel veri olabilir.
- Firma başvurusu ve mesleki bilgiler: ticari unvan, marka, merkez ve hizmet bölgeleri, telefon, e-posta, web sitesi, deneyim, proje kapasitesi, sunulan hizmetler, tanıtım, logo, referanslar, vergi dairesi ve numarası, MERSİS ve sicil bilgileri, faaliyet belgesi ve isteğe bağlı ek belgelerdeki gerçek kişi bilgileri.
- Hesap ve işlem: kullanıcı kimliği, rol ve yetkiler, parola doğrulama kayıtları, oturum ve yenileme belirteçleri, firma inceleme durumu, teklifler, fiyat ve kapsam, teklif durumları, bakiye hareketleri, ilgili yazışmalar ve bildirimler.
- İşlem güvenliği ve tercihler: erişim ve hata kayıtları kapsamında oluşan teknik bilgiler, işlem zamanı, erişim yetkileri, aydınlatma ve koşullara ilişkin kayıtlar, isteğe bağlı pazarlama tercihi; tarayıcıda tutulan oturum ve görünüm tercihleri.
03İşleme amaçları ve hukuki sebepler
Her işlem, amacı için gerekli verilerle sınırlı yürütülür. Aşağıdaki hukuki sebepler bütün veriler için birlikte ve otomatik olarak uygulanmaz; somut işlem için gerekli şart değerlendirilir.
Teklif hizmeti: iletişim, proje, talep ve ek dosya bilgileri; talebinizi kaydetmek, uygun firmalara iletmek, teklifleri size göstermek, talebin durumunu yönetmek ve hizmet bildirimlerini göndermek amacıyla, hizmet ilişkisinin kurulması veya ifası için gerekli olduğu ölçüde KVKK m.5/2-c kapsamında işlenir.
Firma hesabı: firma yetkilisi, iletişim, başvuru, profil ve hesap bilgileri; kayıt, firma incelemesi, yetkilendirme, bölge ve hizmet eşleştirmesi, teklif verme ve bakiye işlemlerini yürütmek için işlenir. Gerçek kişinin sözleşmenin tarafı olduğu işlemlerde m.5/2-c; bir tüzel kişiyi temsil eden yetkiliye ilişkin gerekli işlemlerde, temel haklara zarar vermemek kaydıyla, iş ilişkisinin yürütülmesine yönelik meşru menfaat nedeniyle m.5/2-f uygulanır.
Güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi: oturum, yetki, teknik kayıt ve işlem bilgileri; yetkisiz erişimi, sahte başvuruyu, mükerrer işlemi ve hizmetin kötüye kullanılmasını önlemek, hataları araştırmak amacıyla, gereklilik ve menfaat dengesi gözetilerek m.5/2-f kapsamında işlenir.
Hukuki yükümlülükler ve uyuşmazlıklar: ilgili kayıtlar; mevzuattan doğan yükümlülükleri yerine getirmek, yetkili makamlara cevap vermek ve bir hakkın kurulması, kullanılması veya korunması amacıyla, duruma göre m.5/2-a, m.5/2-ç ve m.5/2-e kapsamında işlenir. Kanuni yükümlülük dayanağı bulunmayan bir işlem, yalnızca bu genel açıklamaya dayanılarak zorunlu kabul edilmez.
Pazarlama: isteğe bağlı ileti izni ve iletişim bilgileri, kampanya ve tanıtım iletişimi için gerekli açık rızanın bulunduğu hâllerde m.5/1 kapsamında işlenir. Ticari elektronik ileti kuralları ayrıca uygulanır. İzin vermemeniz temel hizmete erişiminizi engellemez; geri alma, önceki hukuka uygun işlemleri geriye dönük geçersiz kılmaz.
04Verilerin toplanma yöntemi
Veriler; teklif ve firma kayıt formları, profil ve hesap ekranları, dosya yükleme alanları, teklif işlemleri, e-posta ve platform içi iletişim ile doğrudan sizden; ayrıca platformun çalışması sırasında oluşan oturum ve işlem kayıtları üzerinden elektronik ortamda, tamamen veya kısmen otomatik yollarla toplanır. İlettiğiniz belgelerin incelenmesi ve başvuruların değerlendirilmesi de veri kayıt sisteminin parçasıdır.
Firma adına başvuru yapan kişinin yüklediği belgelerde veya proje açıklamalarında üçüncü kişilere ait bilgiler bulunabilir. Başkalarına ait bilgileri ancak paylaşma yetkiniz ve geçerli bir hukuki dayanak varsa iletin. Bu kişilerin bilgilendirilmesiyle ilgili yükümlülükler, veriyi ileten ve alan tarafların kendi işlemleri bakımından ayrıca değerlendirilir.
05Verilerin paylaşıldığı taraflar ve amaçlar
Onaylı ve taleple eşleşen yönetim firmaları, teklif hazırlayabilmek için proje bilgilerini, hizmet ihtiyacını, açıklamaları ve ekleri görebilir. Mevcut firma talep ekranlarında talep sahibinin ad soyad, telefon ve e-posta alanları gösterilmez. Ancak açıklama veya ek dosyaya yazdığınız iletişim bilgileri bu korumadan yararlanmaz.
Teklif veren firmanın adı, profili, logosu, firma iletişim bilgileri, fiyatı, hizmet kapsamı ve teklif içeriği, değerlendirme yapabilmesi için talep sahibine sunulur. Platform dışında firma ile iletişim kurduğunuzda veya sözleşme yaptığınızda, firmanın kendi veri işleme faaliyetleri için ayrıca bilgilendirme yapması gerekir.
Yetkili platform çalışanları ve yetkilendirilmiş hizmet sağlayıcılar; başvuru inceleme, destek, barındırma, dosya saklama, teknik bakım ve e-posta iletimi için görevlerinin gerektirdiği ölçüde verilere erişebilir. Hukuki yükümlülük veya hakların korunması gerektirdiğinde yetkili kamu kurumlarına, mahkemelere ve hukuki danışmanlara gerekli kayıtlar aktarılabilir. Yurt içindeki aktarımlar KVKK m.8’deki şartlara tabidir.
Dosya görünürlüğü: herkese açık yükleme alanlarından gönderilen dosyalara, dosya bağlantısını bilen kişiler erişebilir. Bu nedenle teklif eklerine veya kamuya açık yüklemelere personelin kimlik, ücret, sağlık, banka, imza veya iletişim bilgilerini içeren belgeleri eklemeyin; teklif için gerekli olmayan alanları paylaşmadan önce çıkarın. Bir dosyanın listelerde görünmemesi, bağlantısının özel olduğu anlamına gelmez.
06Yurt dışına aktarım
Barındırma, dosya saklama, e-posta ve teknik destek hizmetlerinde verilerin saklandığı ülke ile bu verilere erişilen ülke farklı olabilir. Yurt dışına aktarım değerlendirmesinde hem saklama konumu hem de yurt dışından erişim dikkate alınır.
Yurt dışına aktarım söz konusu olduğunda KVKK m.9’daki güncel şartların sağlanması gerekir: ilgili işleme şartının yanında yeterlilik kararı veya kanunda öngörülen uygun güvence mekanizmaları değerlendirilir. Standart sözleşme gibi mekanizmaların kendi şekil ve bildirim yükümlülükleri ayrıca yerine getirilir. Arızi aktarıma ilişkin istisnalar, sürekli veri aktarımının genel dayanağı olarak kullanılamaz.
07Saklama ve imha esasları
Talep ve teklif kayıtları hizmet süreci, hesap bilgileri üyelik ilişkisi, firma belgeleri inceleme ve ilişkinin sürdürülmesi için gerekli süre boyunca değerlendirilir. Bakiye ve uyuşmazlık kayıtları için uygulanabilir mevzuat yükümlülükleri ve hakların korunması ihtiyacı ayrıca dikkate alınır. Teknik kayıtlar güvenlik amacıyla sınırlı tutulmalıdır; bütün veriler için tek ve süresiz bir saklama yaklaşımı benimsenmez.
İşleme şartlarının tamamı ortadan kalktığında kişisel veriler, KVKK m.7 ve ilgili imha düzenlemeleri çerçevesinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Açık bir uyuşmazlık, kanuni saklama yükümlülüğü veya bir hakkın korunması için tutulması gereken kayıtlar, yalnızca bu amaçla sınırlı olarak muhafaza edilir. Hesabın kapatılması her kaydın aynı anda silinmesi anlamına gelmez.
08KVKK kapsamındaki haklarınız
KVKK m.11 uyarınca veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz. Kanundaki istisnalar ve talebin somut koşulları saklıdır.
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi isteme.
- İşlenme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Yurt içinde veya yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
- Eksik veya yanlış işlenen verilerinizin düzeltilmesini isteme.
- KVKK m.7’deki şartlar çerçevesinde verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
- Yalnızca otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.
- Verilerinizin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
09Başvuru yöntemi ve cevap süresi
KVKK kapsamındaki başvurular veri sorumlusuna yöneltilir. Mevzuatta öngörülen yöntemler; yazılı başvuru, KEP, güvenli elektronik imza, mobil imza, daha önce veri sorumlusuna bildirilmiş ve sisteminde kayıtlı e-posta adresi veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir uygulama üzerinden başvurudur.
Başvuruda ad soyad, yazılı başvuruda imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası; tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi; varsa bildirim e-postası, telefon ve faks ile talep konusu bulunmalıdır. Konuyla ilgili bilgi ve belgeler eklenir. Hak sahibini doğrulamak için gerekenden fazla veri istenmemeli; kimlik belgesi kopyası rutin olarak paylaşılmamalıdır.
Başvurular, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde cevaplandırılır. İşlem kural olarak ücretsizdir; ayrıca maliyet gerektirirse yalnızca Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvuru veri sorumlusunun hatasından kaynaklanıyorsa alınan ücret iade edilir.
Başvurunun reddedilmesi, cevabın yetersiz olması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, KVKK m.14 uyarınca cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyet hakkınız vardır. Şikâyetten önce veri sorumlusuna başvuru yolu tüketilmelidir.